Optimalizujte svou doručenou poštu pomocí pravidel a složek
Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak si udržet pořádek v doručené poště, je používání Pravidla a složky. Nastavením specifických pravidel můžete automaticky přesměrovat příchozí e-maily do příslušných složek, což usnadňuje vyhledávání a správu zpráv. Chcete-li vytvořit pravidlo, postupujte takto:
1. Klikněte na ikonu „Pravidla“ na kartě „Domovská stránka“ a vyberte „Spravovat pravidla a upozornění“.
2. V okně 'Pravidla a upozornění' klikněte na 'Nové pravidlo'.
3. Podle pokynů upravte své pravidlo na základě odesílatele, předmětu nebo jiných specifických kritérií.
Jakmile nastavíte pravidla, budete chtít vytvořit složky, které vám pomohou dále kategorizovat a organizovat vaše e-maily. Chcete-li vytvořit novou složku:
- Klikněte pravým tlačítkem na doručenou poštu, vyberte „Nová složka“ a pojmenujte ji.
- Přetáhněte e-maily do příslušných složek nebo nechte pravidla, která jste vytvořili, dělat práci za vás.
Využijte Rychlé kroky pro rychlejší správu e-mailů
Rychlé kroky jsou přizpůsobitelné zkratky navržené tak, aby vám pomohly spravovat e-maily jediným kliknutím. Chcete-li vytvořit nový rychlý krok:
1. Přejděte na kartu „Domů“ a klikněte na rozbalovací šipku vedle položky „Rychlé kroky“.
2. Zvolte „Nový rychlý krok“ a vyberte akci, například „Přesunout do složky“ nebo „Vytvořit úkol“.
3. Upravte nastavení akce a klikněte na 'Dokončit'.
Když nyní obdržíte e-mail, který vyžaduje konkrétní akci, jako je přeposlání kolegovi nebo jeho označení jako dokončené, Quick Step vám pomůže provést tuto akci rychleji a efektivněji.
Hlavní klávesové zkratky pro zvýšení produktivity
Použití klávesové zkratky mohou výrazně zlepšit rychlost a efektivita správy e-mailů. Některé zásadní Klávesové zkratky aplikace Outlook patří:
- Ctrl + Enter: Odeslání e-mailu.
- Ctrl + Shift + M: Vytvořte nový e-mail.
- Ctrl + Shift + K: Vytvořte nový úkol.
- Ctrl + Shift + A: Vytvořte novou schůzku.
- Ctrl + 1: Přejděte na Zobrazení pošty.
- Ctrl + 2: Přejděte na Zobrazení kalendáře.
By naučit se a používat tyto zkratky, můžete ušetřit drahocenný čas a zlepšit produktivitu e-mailu.
Naplánujte si e-maily pro optimální načasování
V některých situacích je výhodné naplánovat odesílání e-mailů na konkrétní čas. Chcete-li to provést, při vytváření e-mailu postupujte takto:
1. Přejděte na kartu „Možnosti“ a klikněte na „Odložit doručení“.
2. V rozbalovací nabídce „Nedoručovat dříve“ vyberte datum a čas, kdy má být váš e-mail odeslán.
Naplánované e-maily vám umožňují psát zprávy, když se vám to hodí, a zajistit, aby došly příjemci v nejvhodnější dobu.
Původ výhledu a kulturní význam
Outlook byl poprvé představen v roce 1997 jako součást Microsoft Office 97 apartmá. Původně známý jako Outlook Express, se od té doby vyvinul a stal se jedním z nejpopulárnějších e-mailových klientů na celém světě. Jeho původním účelem bylo zefektivnit správu e-mailů, kontaktů a kalendářů pro obchodní profesionály a neustále rozšiřovala své funkce, aby uspokojila neustále se měnící požadavky moderní pracovní síly.
Outlook se jako součást sady Microsoft Office stal nedílným nástrojem pro podniky, které spoléhají na jasnou komunikaci a organizaci. Vývoj a inovace funkcí, jako jsou pravidla, rychlé kroky a klávesové zkratky, svědčí o odhodlání Outlooku poskytovat efektivní a uživatelsky přívětivou platformu.
Závěrem lze říci, že Outlook je mocný nástroj pro organizaci a produktivitu e-mailů, zejména pro obchodní profesionály. Zvládnutím diskutovaných tipů a triků můžete zlepšit správu e-mailů, zvýšit produktivitu a udržet si pořádek ve svých každodenních úkolech. Když porozumíte historii a kultuře obklopující Outlook, můžete ocenit jeho vývoj jako zásadního nástroje pro komunikaci a organizaci v dnešním rychle se měnícím pracovním prostředí.
Editor ForoKD, programátor, herní designér a milovník blogových recenzí
